4 tips voor het implementeren van een CRM systeem

Voordat u een CRM-systeem implementeert is het nodig om goed voorbereid keuzes te maken waar dit systeem aan moet voldoen. Hiervoor is een duidelijk beeld nodig waar uw organisatie behoefte aan heeft. Wat moet een CRM-systeem de verschillende afdelingen binnen uw organisatie bieden? Structureer alleen de gegevens die u wilt meten en beheren. Als u wilt dat uw CRM-implementatie soepel verloopt, besteed dan de tijd om uit te leggen (of op zijn minst te laten zien) hoe de informatie die u structureert zal worden gebruikt voor het beheren en verbeteren van de bedrijfsontwikkelingsfunctie. Hoe u ervoor zorgt dat dit zorgvuldig gebeurd volg dan de volgende tips. 

Begin met een CRM-strategie

Het is van vitaal belang dat u uw CRM-strategie vóór de implementatie uitwerkt. Uw uitrolplan bevat al uw bedrijfsdoelen in relatie tot CRM (korte, middellange en lange termijn) en hoe uw bedrijf van plan is om het proces tussen verschillende afdelingen te beheren.

Bij de implementatie van een CRM-systeem moet de hele organisatie opnieuw inrichten hoe de routines en workflows van verschillende rollen worden afgehandeld. Dit vereist een strategie om effectief te managen, want er zullen onderweg haperingen zijn, en u zult ongetwijfeld ook weerstand ondervinden van bepaalde werknemers.

Tijdens het implementatieproces zullen projectmanagers waarschijnlijk een groot aantal ontbrekende of onvolledige processen gaan opmerken; deze zullen meestal betrekking hebben op interne communicatie tussen afdelingen. Het hebben van een gedocumenteerde strategie voordat je aan het proces begint, is noodzakelijk omdat dit je bedrijf in staat stelt onvoorziene complicaties te evalueren en voort te bouwen op de strategie, terwijl tegelijkertijd trainingsmateriaal voor werknemers wordt gecreëerd.

Houd rekening met de gebruiksvriendelijkheid

 Wanneer u begint met een CRM-systeem zorg er dan voor dat hiermee prettig te werken valt door uw personeel. Als uw collega’s een hekel hebben aan het systeem of niet de juiste training over de tool ontvangen, zullen ze deze niet gebruiken. Zelfs met een geweldige CRM zullen bepaalde collega’s het systeem om verschillende redenen nog steeds niet gebruiken. Zorg ervoor dat de toon aan de bovenkant van uw organisatie de CRM-ontwikkeling ondersteunt en zorg ervoor dat degenen die er niet in slagen, hier op gewezen worden. In de opstartfase is het dus van belang om uw personeel hierbij te betrekken. Zo vergoot u de gebruikersadoptie en geeft u uw personeel meer inzicht in de reden waarom u voor een investering in CRM heeft gekozen.